Effiziente Nutzung des Speicherplatzes mit SharePoint Online Versionsverlaufsbeschränkungen

Kennst du das Problem, dass der frei verfügbare Speicherplatz in deinem Microsoft Tenant nahezu erschöpft ist und der Speicherverbrauch rasant ansteigt? Findest du dich in diesem Screenshot wieder? 

Stell dir vor, wie du als Administrator zusiehst, wie immer weniger freier Speicherplatz verfügbar ist. Dir fällt es schwer vorzustellen, wie eine überschaubare Anzahl an Daten in einem so grossen Verhältnis Speicherplatz verbrauchen kann. Du überlegst dir bereits, das Speicherlimit durch den Kauf von zusätzlichem Speicher zu erhöhen.

Hast du daran gedacht, den Speicherplatzverbrauch auf Basis der SharePoint Online Versionshistorie zu überprüfen?

Wusstest du das…

Jede Änderung an einem Dokument generiert eine neue Version in einer SharePoint Online Bibliothek. Die einzelnen Versionen benötigen neben dem Dokument selbst Speicherplatz und führen so zu einem unnötigen Speicherverbrauch. Wenn du beispielsweise eine 5 MB grosse PowerPoint-Datei mit 50 Versionen in deiner Bibliothek gespeichert hast, bedeutet dies einen Speicherverbrauch von 250 MB. Das ist eine sehr hohe Speicherplatzbelegung durch eine einzige Datei. Die zunehmende Anzahl von Dateien mit einer entsprechend anwachsenden Versionshistorie führt also zu diesem rasanten Anstieg bis hin zum Speicherlimit.

Die Optimierung deines SharePoint Online Speicherplatz

Microsoft hat dieses Problem erkannt und vor einiger Zeit eine neue Einstellung im SharePoint Admin Center eingeführt: die Versionsverlaufsbeschränkung. Früher konntest du ein Versionslimit von beispielsweise 500 Versionen konfigurieren, aber diese Versionen verbrauchten unbegrenzt Speicherplatz, praktisch für die Ewigkeit. Jetzt hast du die Möglichkeit, deinen Speicherplatz durch einen intelligenten Algorithmus zur Speicherung von Versionen zu optimieren. Der folgende Screenshot zeigt dir die Auswirkungen, wenn die automatische Optimierung der Versionen aktiviert wird. 

Das folgende Beispiel zeigt, wie Versionen ein Ablaufdatum erhalten und somit automatisch gelöscht werden. Dadurch wird auf einfache Weise Speicherplatz wieder verfügbar gemacht und der Verbrauch von Speicherplatz verlangsamt sich.

Wenn du eine Version über das Fälligkeitsdatum hinaus benötigst, kannst du in der Versionshistorie die gewünschte Version als 'Läuft nie ab' markieren. Dadurch wird das Ablaufdatum der Version auf 'Läuft nie ab' geändert.

Optionen für die Versionsbeschränkung

Um den Speicherplatzverbrauch durch Versionen zu optimieren, kannst du aus drei verschiedenen Versionseinstellungen wählen.

Automatisch (empfohlen): Diese Option optimiert den Speicher automatisch, indem Versionen basierend auf ihrem Erstellungsdatum gespeichert werden. Benutzer haben Zugriff auf die meisten kürzlich erstellten Versionen, während ältere Versionen nach und nach entfernt werden.

Manuell mit festgelegtem Hauptversionslimit und Ablaufzeitraum: Hier werden Versionen nur bis zum konfigurierten Ablaufzeitraum und innerhalb der festgelegten Hauptversionsanzahl gespeichert. Dies hilft, den Speicherverbrauch zu minimieren, indem ältere Versionen nach Ablauf des Zeitraums gelöscht werden.

Manuell mit festgelegtem Hauptversionslimit ohne Zeitlimit: Diese Option speichert immer die festgelegte Anzahl von Versionen, unabhängig vom Alter der Versionen. Benutzer haben Zugriff auf alle Versionen innerhalb des festgelegten Limits.

Die automatische Versionsbeschränkung bietet die beste Flexibilität in Bezug auf verfügbare Versionen in der Historie und die Optimierung des Speicherplatzverbrauchs. Die anderen Optionen können je nach Anforderungen an die Versionen in Frage kommen. Es ist jedoch wichtig, diese sorgfältig abzuwägen. In den meisten Fällen wird die automatische Versionsbeschränkung empfohlen, da sie eine optimale Balance zwischen Verfügbarkeit und Speicherplatznutzung bietet.

Praxiserfahrung und wertvolle Tipps

Unsere Praxiserfahrung in der Umsetzung der Versionsverlaufsbeschränkungen hat gezeigt, wie effizient der SharePoint Online Speicherplatz optimiert werden kann, ohne dass zusätzliches Geld für eine Speicherplatzerweiterung ausgegeben werden muss. Wahrscheinlich möchtest du diese grossartige Funktion jetzt sofort aktivieren. Nicht so schnell! Das solltest du beachten, wenn du dich an die Umsetzung der Versionsverlaufsbeschränkungen begibst.

• Die Konfiguration im Admin Center wirkt per sofort nur bei neuen SharePoint Online Bibliotheken.
• Eine Auswertung bestehender SharePoint Online Sites ist empfehlenswert, um festzustellen, wo das grösste Potenzial zur Bereinigung der Versionen vorhanden ist. Tipp: Schaut euch mal die SharePoint Site eurer Finanzabteilung genauer an. 😉.
• Bei bestehenden SharePoint Online Sites muss die Funktion nachträglich aktiviert werden.
• Die Bereinigung von bestehenden Versionen muss nach Aktivierung der automatischen Versionsverlaufsbeschränkungen nachträglich per PowerShell initiiert werden.
• Es kann vorkommen, dass eine automatische Bereinigung der Versionen nicht gewünscht ist. Daher sollte eine Abstimmung mit den verantwortlichen Personen der bestehenden SharePoint Online Sites durchgeführt werden.
• Schau dir folgende Tutorials an, damit du die Versionsverlaufsbeschränkungen erfolgreich einführen kannst:
  • Tutorial: Generieren und Analysieren eines Versionsnutzungsberichts - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
  • Tutorial: Ausführen der Was-wäre-wenn-Analyse - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
  • Tutorial: Verwalten von Versionsverlaufsbeschränkungen für eine Website, Eine Bibliothek oder ein OneDrive-Konto - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
  • Tutorial: Warteschlange für einen Kürzungsauftrag - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn

Wir helfen dir gerne weiter, um die Versionsverlaufsbeschränkungen zu verstehen und diese erfolgreich einzuführen. Kontaktiere uns noch heute und starte mit uns durch!