Microsoft 365: Wo sollen eure Daten liegen? Warum Admins bis zum 14. Dezember 2026 entscheiden sollten

Microsoft hat eine neue Einstellung eingeführt, die für viele Organisationen in der Schweiz und in Deutschland wichtig ist. Es geht um die Frage, ob eure Microsoft-365-Daten weiterhin im eigenen Land gespeichert werden oder ob Microsoft sie in andere Rechenzentren innerhalb der EU verschieben darf. Die Entscheidung liegt bei euch, aber nur für kurze Zeit. Wer nichts unternimmt, gibt Microsoft automatisch die Freiheit, die Daten zu verschieben.

Was ist neu?

Microsoft hat am 14. September 2026 die Option „Microsoft-365-Kundendaten im Land speichern“ eingeführt. Diese Einstellung gibt Organisationen die Kontrolle darüber, ob Microsoft 365-Kundendaten im jeweiligen Land (In-Country) oder regional innerhalb der EU-Datengrenze (EU Data Boundary) gespeichert werden.

Der entscheidende Punkt: Die Einstellung ist für die Tenants standardmässig deaktiviert, was bedeutet, dass die Kundendaten aus den Landesgrenzen in regionale Speicher in den EU-Datengrenzen verschoben werden können.

Wer und was ist betroffen?

Betroffen sind Tenants in den Ländern Frankreich, Deutschland, Norwegen, Schweden und der Schweiz. Die Einstellung gilt für folgende Dienste: Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Microsoft Teams, Microsoft Copilot und Copilot Chat.

Warum macht Microsoft das?

Offiziell spricht Microsoft davon, auch künftig einen leistungsfähigen Dienst innerhalb der EU/EFTA bereitzustellen. Die Datenverschiebung soll der besseren Lastverteilung dienen.

Was bedeutet das für Datenschutz und Compliance?

Zuerst die Entwarnung: Laut Microsoft bleiben die Kundendaten unabhängig von dieser Einstellung innerhalb der EU Data Boundary gespeichert. Privatsphäre, Sicherheit, Compliance und Verschlüsselung bleiben unverändert.

Trotzdem ist die Frage nicht bloss technischer Natur. Die Neuerung bringt vor allem mehr Kontrolle darüber, wo eure Daten konkret liegen. Ein Aspekt, der insbesondere für Organisationen mit strengen nationalen Compliance Anforderungen oder vertraglichen Vorgaben zur Datenlokalisierung relevant sein kann.

Unsere Empfehlung

Die neue Einstellung ist vor allem eine Frage von Governance, Compliance und Datenlokalisierung.

Aktiviert die Option „Microsoft-365-Kundendaten im Land speichern“, wenn:

• gesetzliche oder regulatorische Anforderungen eine Speicherung im jeweiligen Land verlangen,
• vertragliche Vereinbarungen mit Kunden oder Partnern eine nationale Datenhaltung vorsehen,
• interne Compliance- oder Datenschutzrichtlinien dies vorgeben.

Für viele Unternehmen ohne spezielle Vorgaben stellt die Speicherung innerhalb der EU Data Boundary hingegen kein Compliance-Risiko dar.

Der Zeitplan im Überblick

• 14. September 2026: Die Einstellung wird im Microsoft 365 Admin Center sichtbar und konfigurierbar. Organisationen haben anschliessend 90 Tage Zeit, die Einstellung zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen.
• Bis 14. Dezember 2026: Zwischen dem 14. September 2026 und dem 14. Dezember 2026 ändert sich der Speicherort Ihrer Daten nicht.
• Ab 14. Dezember 2026: Die gewählte Einstellung tritt in Kraft. Ist sie weiterhin deaktiviert, kann Microsoft ab Mitte Dezember die Daten innerhalb der EU-Datengrenzen verschieben.

Achtung: Sie können Ihre Auswahl jederzeit ändern. Aber wenn Sie die Einstellung erst nach dem 14. Dezember 2026 aktivieren, kann die Rückführung der Daten auf eine Speicherung innerhalb des Landes einige Zeit in Anspruch nehmen. Wer zu spät entscheidet, muss also mit einer langen Übergangsphase rechnen.

So prüft und ändert ihr die Einstellung

1. Mit folgendem Link gelangt ihr direkt zur Einstellung: https://admin.cloud.microsoft/#/Settings/OrganizationProfile/:/Settings/L1/DataLocation.

2. Meldet euch mit einem Admin-Konto an.

3. Aktiviert die Option „Microsoft-365-Kundendaten im Land speichern“, wenn eure Daten zwingend im eigenen Land bleiben sollen. Wenn dies nicht erforderlich ist, könnt ihr die Einstellung bewusst deaktiviert lassen.

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