Wie ihr vielleicht schon wisst, ändert sich ab dem 27. Januar 2025 einiges bei der Verwaltung von OneDrive-Konten. Auch wenn die Änderung schon vor einigen Monaten angekündigt wurde und die Info nicht brandneu ist, möchten wir euch an dieser Stelle nochmals explizit darauf aufmerksam machen. Ihr könntet eventuell davon betroffen sein. Und ob ihr es seid, könnt ihr ziemlich schnell prüfen.
Wichtig: Diese Änderungen gelten nicht für EDU-Tenants (Bildungseinrichtungen)
Ab wann wird die Änderung wirksam und was passiert eigentlich?
Ab dem 27. Januar 2025 werden OneDrive-Konten, die länger als 93 Tage unlizenziert sind, automatisch archiviert – und zwar mit der Standard-Archivierungslösung von Microsoft. Leider bedeutet dies auch, dass für die archivierten Konten Kosten auf euch zukommen.
Ein gutes Beispiel ist, wenn in eurer Organisation Accounts für Externe Mitarbeitende nach Beenden der Zusammenarbeit nicht direkt gelöscht werden. Wenn diese Accounts nur deaktiviert und die Lizenz entzogen wird, können hier unvorhersehbare Kosten entstehen.
Wann könntet ihr betroffen sein?
Es gibt mehrere Szenarien, bei denen dies der Fall sein kann:
- Aufbewahrungsfristen für OneDrive (Retention Policies): Eine Aufbewahrungsfrist kann unter anderem auch für OneDrive eingerichtet werden. D.h., wenn ein Benutzer gelöscht wird und eine Aufbewahrungsfrist auf OneDrive aktiv ist, wird das OneDrive-Konto entsprechend der Aufbewahrungsdauer beibehalten.
- Aktive Benutzer ohne Lizenz: Nutzerkonten, deren Lizenz entzogen wurde, fallen unter der Kategorie der unlizenzierten OneDrive Accounts.
- Aufbewahrung von OneDrive-Accounts für gelöschte User: Die Aufbewahrung von OneDrive-Konten ist standardmässig auf 30 Tage gesetzt und kann maximal auf 3.650 Tagen gesetzt werden. Wenn die Aufbewahrung länger als 93 Tage ist, greift auch hier die Archivierung und es entstehen Kosten.
Wie prüft ihr, ob ihr betroffen seid?
Um zu prüfen, ob ihr betroffen seid, könnt ihr euch im SharePoint Admin Center über Berichte (engl.: Reports) -> OneDrive Konten (engl.: accounts) einen ersten Überblick verschaffen und einen detaillierten Report generieren lassen.
Welche Kosten kommen auf euch zu?
- Archivierungskosten: $0,05/GB pro Monat.
- Reaktivierungskosten: $0,60/GB, um archivierte Konten wieder zugänglich zu machen.
Es gibt hier noch eine Unterscheidung je nachdem, ob bei euch im Microsoft 365 eine Zahlungsmethode hinterlegt ist:
- Wenn eine Zahlungsmethode im Microsoft 365 Tenant hinterlegt ist, fallen die Archivierungskosten wie angekündigt an.
- Wenn noch keine Zahlungsmethode in M365 hinterlegt wurde, werden die Kosten erst dann fällig, wenn ihr auf archivierte Daten zugreifen wollt. Die Überraschung kommt also erst später.
Was solltet ihr für Massnahmen ergreifen?
Je nachdem aus welchem Grund ein OneDrive Konto nicht lizensiert ist, können entsprechende Massnahmen ergriffen werden:
- OneDrive Aufbewahrungsfrist im SharePoint Admin Center prüfen und ggf. anpassen.
- Unlizenzierte Benutzer löschen, die nicht mehr benötigt werden.
- Aufbewahrungsrichtlinien im Microsoft 365 Purview überdenken und überarbeiten, falls diese auf OneDrive Konten greifen.
- Doppelte OneDrive-Konten bereinigen: Es kommt hin und wieder vor, dass Benutzer mehrere OneDrive-Konten besitzen (z.B. beim Wechsel der Region eines Benutzers). In diesem Fall greift die Archivierung für die inaktiven doppelten Accounts.
Was könnt ihr tun, um langfristig Kosten zu vermeiden?
Um auf dem Laufenden zu bleiben und unnötige Kosten zu vermeiden, empfiehlt es sich:
- Regelmässige Berichte: Nutzt den Bericht für unlizenzierte OneDrive Konten im SharePoint Admin Center, um regelmässig Berichte zu erstellen.
- Proaktive Verwaltung: Stellt sicher, dass alle relevanten Accounts lizenziert bleiben und verwaltet Aktiv unlizenzierte Accounts.
Weitere hilfreiche Tipps
- Wenn ihr eine Mailbox aufbewahren müsst, zusätzliche Kosten aber vermeiden wollt, dann empfiehlt sich die Mailbox in eine Shared Mailbox zu konvertieren. Im Anschluss kann der OneDrive Account gelöscht werden. [5]
- Wenn die Daten beibehalten werden sollen, zusätzliche Kosten aber vermieden werden sollen, könnt ihr diese Daten in eine SharePoint Site migrieren (insofern keine User personenbezogene Daten im OneDrive mehr vorhanden sind). [6]
Schlusspunktli
Haltet die Augen offen und werft einen Blick in den Bericht der nicht-lizensierten OneDrive-Konten, um unnötige Kosten zu vermeiden.
Hast du noch Fragen? Dann melde dich einfach per Chat oder unter info@expertinside.com
Quellen:
- Microsoft Learn – Unlizenzierte OneDrive-Accounts
- O365 Info – Unlizenzierte OneDrive Accounts
- Indeno – Unlizenzierte OneDrive Nutzer ab Januar 2025 archiviert
- Office 365 IT Pros – OneDrive-Account Report
- Convert a user mailbox to a shared mailbox - Microsoft 365 admin | Microsoft Learn
- Copy files and folders between OneDrive and SharePoint sites - Microsoft Support