Als einer der führender Tenant 2 Tenant Migrationsspezialisten im Deutschsprachigen Raum möchten wir euch mit unserer BLOG-Serie Informationen bereitstellen damit ihr eine eventuell geplante T2T Migration erfolgreich durchführen könnt.
Im Ersten Teil dieser BLOG-Serie ging es um die Analysephase.
Im zweiten Teil um die Migrationsplanung.
Kurz zusammengefasst nochmal die 4 Phasen einer T2T Migration:
- Analysephase
- Solution Design / Migrationsplanung
- Migrationsphase
- Hyper-Care Phase nach der Migration
Dieser Artikel behandelt die Phase 3 – Migrationsphase / Hyper-Care Support:
In dieser Phase steigt nun bereits ein wenig der Blutdruck da sich der Große Tag X nähert, unser CUTOVER Wochenende.
Erinnern wir uns nochmal kurz an den Teil 2 dieser Blog-Reihe, wo wir basierend auf den Datenmigrationen ja mit zumindest 1 bis 2 Delta-Sync Zyklen die Daten regelmäßig migriert haben.
Bedeutet, ihr solltet eure Delta Syncs so planen, dass ihr zum Cut-Over maximal 7-10 Tage an verbleibenden, neuen Daten migrieren müsst.
Damit ihr euch das ein wenig besser vorstellen könnt hier eine kleine Zeitleiste für die Datenmigration:
Der rote Zeitbereich sollte daher die besprochenen 7-10 Tage nicht überschreiten – WARUM?
Da die meiste Migration über die GraphAPI läuft ist hier das Microsoft Throttling ausschlaggebend und somit der limitierende Faktor. (Ausnahme EXO, das läuft über die EWS)
Wenn wir uns dann dem CUTOVER nähern, nehmen wir auch einen Zeitraum von 7-10 Tagen um von unserem bisherigen PM-Ansatz auf KANBAN Methodik und den Replenishments auf Daily Standups (max 15min) zu wechseln. Ziel dahinter ist, vor dem CUTOVER auf täglicher Basis kurz Updates einzuholen und schneller auf geänderte Situationen reagieren zu können.
Plant in dieser Zeit auch gleich Worst-Case Szenarien ein für den Fall, dass klassische Teams-Kommunikation nicht funktioniert:
- WhatsApp-Chats - bitte liebe CISOs steinigt mich jetzt nicht 😉
- Gute alte Mail-Verteiler
- Oder noch älter: Anruflisten wo ihr definiert, wer mit wem im Worst-Case Fall spricht.
Unter uns – wir hatten bis jetzt auf Grund unserer Expertise in diesem Bereich keine der oben genannten Optionen jemals benötigt.
Wenn nun tatsächlich, dass CUTOVER-Wochenende beginnt solltet ihr im Vorfeld zumindest folgende Organisatorische und administrative Parameter definiert haben:
- Anwesenheitsliste
- wer steht zu welcher Zeit zur Verfügung bzw. wer ist in Bereitschaft, speziell wenn ihr in einem Globalen Unternehmen arbeitet, wo eben verschiedene Zeitzonen zu betrachten sind.
- Telefonnummern
- Macht euch eine Liste über die wichtigsten Telefonnummern im Projekt, speziell über eine mögliche Eskalationsebene solltet ihr Entscheidungsträger benötigen.
- Kommunikationshirarchie
- Definiert im Vorfeld wer wem reportet – sei es nur ein klassischer Statusbericht über den aktuellen Stand bis hin zum Worst-Case wenn etwas in die Hose gegangen ist.
- Meldungen über Fehler/Probleme:
- Wo werden ab dem CUTOVER Wochenende Fehler bzw. Probleme gemeldet? Ticket-Tool? Teams-Chat etc…
Nun ist aber tatsächlich der Zeitpunkt gekommen, wo wir starten. Aber mit was bzw. wie starten wir jetzt genau?
Darüber haben wir uns schon ausführlich im Vorfeld Gedanken gemacht und unser runbook geschrieben.
Das Ziel vom runbook ist definitiv, dass es eine ganz klare Ablaufstruktur am CUTOVER Wochenende gibt.
Wie schon im Teil 2 erwähnt, stößt hier allerdings KANBAN an seine Grenzen und darum auch der Modus-Wechsel in Richtung runbook-Modus.
Am CUTOVER Wochenende gilt es – speziell bei grösseren Migrationen – auch die technische Mannschaft dementsprechend zu planen. Es kann definitiv vorkommen dass es beim Transfer der Domain, bei der finalen Datenmigration, bei der Migration der Clients, der Enterprise-Apps, der Mobile Devices oder bei ca. 100 anderen Dingen zu Problemen kommen kann und dann ist es wichtig dass die Planung dahin ausgelegt ist, dass sich auch zusätzliches Personal in Rufbereitschaft befindet wenn jemand abgelöst werden muss.
HYPER-CARE SUPPORT
Wenn nun das CUTOVER zu Ende geht, die Migrationen und Umstellungen erfolgreich abgeschlossen sind dann kommt der Tag an dem User ins Office kommen, ihre Computer aufdrehen und sich am neuen Tenant anmelden können.
Bei der bestens geplanten und durchgeführten kann und wird es definitiv zu Incidents von Usern kommen die im Normalfall so oder so ähnlich lauten:
- Ich finde meine Daten nicht mehr – kann z.b. daran liegen dass es am neuen Tenant eine Naming-Convention gibt
- Im OneDrive fehlen Ordner
- Im Teams fehlen Channels etc…
Das meiste wird durch eine gute Schulung im Vorfeld der Migration durch den First-Level abgefangen aber nach der Migration ist meistens das Ticketaufkommen höher als im normalen Betrieb – hier haben wir auch die Inhalte standardisiert und begleiten eueren First-Level darin.
Wir stehen euch in dieser Hyper-Care Phase auf Wunsch 24/7 zur Verfügung (speziell, wenn ihr Global aktiv seid) und begleiten euch bis zum offiziellen Projektabschluss.
Die ganzen Inhalte die ihr nun in der BLOG Reihe gelesen habt, werden wir euch ein wenig tiefer in den nächsten Wochen in einer Webinar-Reihe näher bringen.
Von daher schaut öfter bei unserem LinkedIn Kanal vorbei um die Webinare nicht zu verpassen.
