In der heutigen dynamischen Geschäftswelt ist Veränderung die einzige Konstante. Unternehmen, die sich anpassen und weiterentwickeln, bleiben wettbewerbsfähig. So stehen Projektleitende immer wieder vor der Herausforderung, Veränderungen nicht nur zu initiieren, sondern auch sicherzustellen, dass diese von allen Beteiligten akzeptiert und unterstützt werden.
Ich erinnere mich noch an gut daran, wie doof ich eine neue Software fand, als diese vor ca. 20 Jahren bei einem früheren Arbeitgeber eingeführt wurde. Damals war klar die Devise, eine Software wird von der IT evaluiert, getestet und eingeführt. Danach wird das Business in einer Tagesschulung befähigt und das Projekt ist abgeschlossen; alle sind glücklich!
Weit gefehlt!
Wir waren damals eher ein kleines Team und sassen gemeinsam im Sitzungszimmer. Alle bekamen ein 60-seitiges «Handbuch» mit unzähligen Ausschnitten aus dem der neuen Softwarte und Anleitungen wie ich was wo eingebe.
Mit ein paar Minuten Verspätung tauchte der IT Projektverantwortliche auf und hat uns 4 Stunden lang das System erklärt. Ich bin mir heute immer noch nicht sicher, ob sein spätes Eintreffen Teil der Show war. Sicher ist aber, dass ich als nicht IT Mensch knapp die Hälfte verstanden und spätestens nach 90 Minuten über Gott und die Welt nachgedacht habe.
Fazit: Danach wusste ich, dass es ein neues System gibt. Ich hatte aber weder eine Ahnung, wie ich das Ding bedienen soll, noch wo ich mir Hilfe suchen könnte. Ich konnte ja schlecht zum IT Mensch gehen und sagen, dass ich seine Schulung dermassen am Ziel vorbei fand, dass ich nichts begriffen haben und nochmal eine möchte, die auf mich zugeschnitten ist. Und wenn wir ehrlich sind, ist ein Handbuch auf Papier nicht nutzbar. Ich will ja nicht 60 Seiten lesen, um herauszufinden, wie ich eine Adresse ändern kann.
Im Laufe der Jahre habe ich mich immer wieder damit beschäftigt, wie man es den besser machen könnte. Ich habe herausgefunden, dass es bei allen Unternehmen anders funktioniert, den die Unternehmenskultur und die Menschen spielen eine riesige Rolle und alle ticken etwas anders. Eines haben wir aber alle gemeinsam – Befähigung ist der erste Schritt zur Akzeptanz!
Die Bedeutung der Befähigung
Befähigung bedeutet, den Mitarbeitenden die notwendigen Werkzeuge, Kenntnisse und das Vertrauen zu geben, um Veränderungen aktiv mitzugestalten. Wenn Mitarbeitende sich im Umgang mit den neuen Technologien sicher fühlen, sind sie eher bereit, neue Prozesse und Systeme zu akzeptieren und zu unterstützen. Es bedeutet aber nicht, Mitarbeitende mit einer Schulung über das Neue abzuspeisen und das Gefühl zu haben, es sei damit gegessen. Befähigung geht noch viel weiter…
Befähigung bedeutet auch den Mitarbeitenden die Verantwortung weiterzugeben. Sie daran zu beteiligen, wie die Lösung in Zukunft aussehen soll und sie zu motivieren, ihr Wissen zu teilen. Stellt euch vor, ein neues System wird euch von eurem Bürokollegen erklärt mit Worten und Fachausdrücken, die ihr täglich braucht.
Indem wir in einem kleinen Projektteam die richtigen Personen involvieren, befähigen und motivieren, werden sie automatisch zu Botschaftern des Projektes und verbreiten eine positive Stimmung noch bevor wir live gehen. Sie wecken die Neugierde bei den Kolleginnen und Kollegen und ebnen so den Weg für das Vorhaben.
Changemanagement als gemeinschaftlicher Prozess
Ein häufiges Missverständnis im Changemanagement ist die Annahme, dass Veränderungen von oben nach unten durchgesetzt werden können. Ein Top-Down-Ansatz kann jedoch zu Widerstand und Frustration führen, weil Entscheide getroffen werden, welche die Mitarbeitenden in ihrer täglichen Arbeit weder unterstützen noch weiterbringen. Im Gegenteil, es werden Prozesse eingeführt, die in der Theorie durchaus Sinn machen, in der Praxis aber unbrauchbar sind.
Stellen wir uns aber vor, die neuen Prozesse, Strukturen, Technologien werden gemeinsam mit dem Business evaluiert, getestet und im Unternehmen eingeführt. So haben wir von Anfang an die Mitarbeitenden in der Verantwortung, die in der täglichen Arbeit damit umgehen müssen. Sie sind dank der Mitarbeit im Projekt bereits viel besser befähigt, als wenn sie die fertige Lösung erlernen müssen und sind davon überzeugt, dass die neue Lösung/Struktur/Arbeitsweise funktioniert. Ja, es braucht Ressourcen damit man ein Projektteam so zusammenstellen kann, aber ich verspreche euch, ihr werdet die Zeit/Ressourcen spätestens wieder einsparen, wenn ihr das neue Tool/die neue Struktur oder die neue Arbeitsweise euren Mitarbeitenden erklären müsst oder wenn sie damit arbeiten können.
Vorteile eines gemeinschaftlichen Ansatzes
- Höhere Akzeptanz: Wenn Mitarbeitende in den Veränderungsprozess einbezogen werden, werden sie sich gehört und wertgeschätzt. Dies erhöht die Bereitschaft, Veränderungen zu akzeptieren.
- Bessere Lösungen: Mitarbeitende, die täglich mit den Prozessen arbeiten, haben oft wertvolle Einblicke und Ideen, die zu besseren und praktikableren Lösungen führen können.
- Stärkere Motivation: Befähigte Mitarbeitende sind motivierter und engagierter, da sie einen echten Beitrag leisten.
Fazit
Befähigung ist der Schlüssel zur Akzeptanz von Veränderungen. Geschäftsleitungen sollten damit aufhören, zu entscheiden, was für das Business das Beste ist, und Projektleitende sollten sicherstellen, dass Changemanagement immer in Zusammenarbeit mit dem Business erarbeitet wird. Ein gemeinschaftlicher Ansatz, bei dem die Mitarbeitende aktiv einbezogen und befähigt werden, führt zu einer höheren Akzeptanz und einem erfolgreicheren Veränderungs-prozess.
